Ja meklējat veidus, kā uzlabot biznesa e-pastus, neesat viens. Profesionāļi regulāri cīnās ar e-pastu rakstīšanu, kā galvenos šķēršļus minot skaidrību, precizitāti un ātrumu.
Ideāla biznesa e-pasta izveidei nav jābūt sarežģītai, un, lai rakstītu skaidrus un pārliecinošus e-pastus, jums noteikti nav nepieciešams doktora grāds. Daži vienkārši padomi un ieteikumi var palīdzēt efektīvāk sazināties un pavadīt mazāk laika, to darot.
Ja vēl neesat to izdarījis, noteikti ieskatieties mūsu labāko e-pasta pakalpojumu sarakstā; visus šos padomus būs vieglāk īstenot, kad būsit atradis ērtu un ērti lietojamu e-pasta klientu.
1. Izmantojiet teksta formatēšanu savā labā.
Gandrīz visi mūsdienu e-pasta ziņojumi tiek sūtīti HTML formātā, kas nozīmē, ka varat izmantot formatējumu, lai pievienotu uzsvaru vai nodrošinātu skaidrību. Selektīva treknrakstā, pasvītrots un kursīvs teksts var norādīt uz nozīmīgumu, steidzamību un atbilstību.
Izmantojot formatējumu, lai pievērstu uzmanību galvenajiem jēdzieniem, jūsu e-pasts būs vieglāk lasāmsun īsumā nododiet vairāk informācijas. Ņemot vērā, ka vidējais biroja darbinieks dienā saņem vairāk nekā 80 e-pastus, tas palīdzēs jūsu izcelties kā skaidru un viegli saprotamu.
Nekad nelietojiet lielo burtu, lai uzsvērtu punktu; cilvēkiem tas šķiet nepatīkams un pat nepieklājīgs.
2. Pievienojiet hipersaites kā profesionāļus
Tas ir diezgan ērti, ja kāds piemin dokumentu vai vietni, un viss, kas jums jādara, ir noklikšķiniet uz attiecīgā atslēgvārda, lai pats pārbaudītu avotu. Hipersaites ir lielisks veids, kā padarīt jūsu e-pastus profesionālākus, un lasītāji tos ļoti novērtēs.
Tas ir arī vēl viens iemesls, kāpēc ir svarīgi izvēlēties labu e-pasta programmu, lai gan lielākā daļa tīmekļa programmu mūsdienās, piemēram, Gmail, var lieliski apstrādāt saites. Lai gan tas dažādās lietojumprogrammās atšķiras, Ctrl + K (Cmd + K for Mac) ir gandrīz universāls hipersaites pievienošanas karstais taustiņš. Ja tas nedarbojas, vienkārši skatiet norādījumus savas lietojumprogrammas izvēlnē Palīdzība.
3. Izvairieties no neparastiem vai neprofesionāliem fontiem
Jā, tas ietver komiksus. Izvēloties fontu profesionālajiem e-pastiem, palieciet pie klasikas. Piemēram, Arial un Calibri ir viegli lasāmi, uzreiz pazīstami un labi piemēroti biznesa videi. Maksimālai lasāmībai izmantojiet arī vienu un to pašu fontu.
4. Veltiet laiku, lai izveidotu profesionālu parakstu
Dažiem uzņēmumiem būs vadlīnijas par to, ko iekļaut (vai ne) jūsu parakstā, bet, ja nē, jums ir brīva vieta profesionāla tēla veidošanai.
Uzņēmuma logotipa pievienošana var palīdzēt sasniegt slīpētu izskatu. Mūsdienu e-pasta lietojumprogrammām vajadzētu ļaut jums centrēt savu logotipu un zem tā rakstīt tekstu vai izlīdzināt logotipu pa kreisi ar tekstu pa labi. Jebkurā gadījumā jūsu e-pasta ziņojumi uzreiz izskatīsies profesionālāki, un lasītājiem būs vieglāk savienot jūs ar savu uzņēmumu.
Turklāt, runājot par e-pasta parakstu, mazāk ir vairāk. Turieties pie pamatiem: jūsu vārds un amats, tālruņa numurs un, ja nepieciešams, vienkāršas ikonas sociālajiem medijiem. Tādiem zīmoliem kā Twitter, Facebook un Instagram ir resursu lapas ar ikonām, kuras varat pievienot savam parakstam, kas saistīs jūsu profilu (-us).
Alternatīvi, ir dažādi parakstu ģeneratori, piemēram, WiseStamp, kas palīdzēs jums izveidot profesionālu parakstu dažu minūšu laikā.
5. Labojiet savus e-pastus
Tas var būt grūts ieradums, it īpaši tiem no mums, kuri dienā raksta 30 vai 40 e-pastus, taču tas būtiski mainīs saziņas līmeni. Pareizrakstības kļūdas, drukas kļūdas un nepareiza gramatika padarīs jūsu e-pastu (un jūs, paplašinot), šķiet mazāk profesionālu.
Nevilcinieties izpētīt labu gramatiku un rakstīšanas palīglīdzekļus. Piemēram, gramatika ir pārlūka paplašinājums, kas daudziem šķiet noderīgs, lai noķertu šādas kļūdas. Tomēr esiet piesardzīgs un nepaļaujieties tikai uz automātiskajiem rakstīšanas palīglīdzekļiem. Jums joprojām vajadzētu pārbaudīt e-pastu no sākuma līdz beigām.
6. Izvairieties no pūkām un pildvielām
Tāpat kā jums, lielākajai daļai cilvēku ir nebeidzama ienākošo e-pastu plūsma. Neskaitot vienkāršu sveicienu un pieklājīgu aizvēršanu, saglabājiet lietas pēc iespējas tiešākas un vienkāršākas. Pievērsiet īpašu uzmanību atkārtojumiem, palaistiem teikumiem un aizpildījumam.
E-pasta rakstīšana nav tāda pati kā teksts: teksts paliek uz ekrāna un lasītājiem pieejams jebkurā laikā. Nav nepieciešams pieminēt kaut ko vairāk kā vienu reizi, kā arī vairākas reizes atsaukties uz to pašu produktu vai koncepciju.
Kā apspriests, izmantojot formatēšana Lai iegūtu uzsvaru un hipersaites uz atsauces dokumentiem, jūs varat ievērojami vienkāršot tekstu, lai iegūtu efektīvāku e-pastu.
Kopsavilkums
Lielisku biznesa e-pastu rakstīšanai nevajadzētu radīt stresu vai laikietilpību, lai gan tas prasa praksi. Šie seši vienkāršie padomi palīdzēs jums izveidot e-pastus, kas ir skaidrāki un vieglāk lasāmi un saprotami, kā arī ar profesionālāku izskatu un izjūtu.
Profesionālu e-pastu veidošana ar pārliecību un savlaicīgi ir prasme, kuru var iemācīties un uzlabot tāpat kā jebkuru citu. Tiešsaistē ir pieejami daudzi resursi, tostarp bezmaksas e-pasta veidnes, kuras izmantot kā iedvesmu un kas var atvieglot uzdevumu.
- Mēs esam parādījuši labākos drošo e-pasta pakalpojumu sniedzējus.