Microsoft Teams ir ieguldījis daudz pūļu, jo uzņēmums to uzskata par kritisku komponentu viņu grupprogrammatūras funkcionalitātē, ļaujot lietotājiem radoši apvienot savus centienus, izmantojot drošu centrālo sakaru centru.
Lai sasniegtu šo mērķi, Teams veic četras būtiskas uzņēmējdarbības funkcijas un apvieno tās vienā vienotā platformā. Tie ietver ziņojumapmaiņu, sanāksmju koordinēšanu, balss un / vai videozvanus, un visbeidzot, tas tiek integrēts Microsoft Office 365 kopā ar citiem uzņēmējdarbībai kritiskiem rīkiem, kurus izmantojat sava biznesa atbalstam.
Tāpēc jūs varat sazināties ar personām vai grupām, koordinēt sanāksmes un aktivitātes, reģistrēt visu saziņu un sadarboties ar visiem dokumentiem, kas atrodas komandas darbplūsmā.
Sāksim ar komandu un iepazīsimies tieši tā, kā jūs to izmantojat.
- Iespējams, jūs tērzējat vienā no mūsu labākajiem klēpjdatoriem 2022-2023. gadā
1. Uzsākt komandas
Komandas var izmantot datorā tieši no pārlūka, mobilajās ierīcēs (Android un iOS) vai izmantojot darbvirsmas lietojumprogrammas personālajam datoram un Mac.
Šajā apmācībā mēs izmantosim pārlūka versiju. Tā kā tajā ir tāda pati funkcionalitāte un izkārtojums kā instalētajā lietotnē.
Lai izmantotu komandu, dodieties uz šo tīmekļa vietni https://teams.microsoft.com/start
Šeit tas aicinās jūs reģistrēties bez maksas, un vienīgais ierobežojums ir tas, ka jums jau ir vai nu jāizveido Microsoft konts, vai arī jāizveido šajā laikā.
Ja jūs jau izmantojat Microsoft Office 365 biznesa versiju, jums vajadzētu redzēt komandas arī kā vienu no standarta lietotnēm Office darbvietā.
Kad esat norādījis Microsoft kontu un paroli, jums tiek lūgts pateikt, kādā vidē izmantosiet komandu ar iespējamām iespējām atrasties skolā, kopā ar draugiem un ģimeni vai biznesā. Katra opcija nedaudz pielieto komandas šiem profiliem, taču pamatā esošā tehnoloģija ir vienāda.
Šim vingrinājumam kā noklusējumu esam izvēlējušies opciju “Darbam”.
Ja konts ir izveidots un komandas ir konfigurētas tā izmantošanai, tīmekļa versija jums piedāvās darbvirsmas lietotni, ja tāda ir pieejama jūsu datora operētājsistēmai. Tas nav nepieciešams instalēt, taču daži lietotāji ir apmierinātāki ar instalējamām lietotnēm, kuras nav atkarīgas no pārlūkprogrammas.
Mūsu pirmais uzdevums ir izveidot savu pirmo komandu. Darīsim to tagad.
2. Izveidojiet komandu
Komandu galvenā struktūra, paredzams, ir “komanda”.
Lai izveidotu komandu vai pievienotos tai, noklikšķiniet uz sānjoslas sadaļas Komanda un pēc tam iezīmējiet to lietotnes apakšējā kreisajā pusē, kur teikts “Pievienoties vai izveidot komandu”. Ja publiskās komandas jau pastāv, jūs redzēsiet tās, uz kurām noklikšķināt, vai arī varat ievadīt kodu, lai pievienotos privātai komandai.
Mūsu piemērā neviens no tiem vēl nav pieejams. Mēs iegūstam tikai iespēju ‘Izveidot komandu’.
Tiem uzņēmumiem, kuriem jau ir Office 365 grupas, tos var izmantot kā ātru veidu, kā izveidot komandu ar piesaistītiem dalībniekiem, taču mēs to izveidosim no nulles, atlasot šo opciju no pirmās ievades.
Pēc tam jums jāizlemj, vai komanda ir publiska, privāta vai organizācijas mēroga. Ikviens var pievienoties publiskai komandai, privāts ir tikai ar ielūgumiem, un organizācijas mērogā automātiski tiek pievienoti visi uzņēmuma dalībnieki.
Pēc tam jums jāizlemj, kā komanda tiks saukta, dodiet tai aprakstu un apstipriniet, kāda veida tā ir. Ja jums ir privāta komanda, par kuru vēlāk izlemjat, ka tai jābūt publiskai vai organizācijas mērogā, tad, ja vēlaties, kā komandas veidotājs to varat mainīt vēlāk.
Bet, lai komandas būtu noderīgas, tajā ir jāiekļauj ne tikai jūsu vārds un informācija, bet arī citu komandas dalībnieku vārdi. Pievienosim tos nākamos.
3. Komandas dalībnieku pievienošana
Ir daudz veidu, kā pievienot cilvēkus komandām, taču vienkāršākais ir nosūtīt viņiem e-pasta saiti, kurā viņi tiek reģistrēti, tiklīdz viņi uz tās noklikšķina. Vai arī varat vienkārši pievienot viņu e-pasta adresi tieši komandām.
Varat arī importēt vārdus un e-pasta adreses no citām lietojumprogrammām, kurās glabājas šie dati, piemēram, Outlook, People vai citas kontaktpersonu krātuves.
Kad komandai ir pievienoti daži cilvēki, tā tiks parādīta komandas sarakstā, un jūs varat pārskatīt tās dalībniekus un visas darbības.
Pēc noklusējuma tam ir tikai viens diskusijas priekšmets ‘Vispārīgi’. Komandās šīs komandas apakšsadaļas sauc par kanāliem, un mēs tagad pievienosim vienu no tām un sāksim sarunu.
4. Pievienojiet kanālu
Kanālam nepieciešamā informācija ir kā komanda. Tam ir nosaukums, apraksts, un jūs varat pateikt, vai tas ir standarta vai privāts. Pēdējā iespēja ir ļoti noderīga, ja vēlaties ievadīt privātu sarunu ar citu komandas locekli, bet izvairieties no tā, ka citi to redz.
Kad kanāls ir izveidots, varat pievienot ziņas, ielādēt failus un mijiedarboties ar citiem komandas dalībniekiem.
Mēs izveidojām kanālu ar nosaukumu “Svētku piedzīvojumi”, pēc tam pievienojām dažas tīmekļa lapas un īsu ierakstu par kanālu. Katrs dalībnieks, kuram ir piekļuve šim kanālam, var tikt brīdināts, ja tiek publicēts jauns saturs, un jūs varat arī atsaukties uz ziņās esošajām personām, ievietojot @ un pēc tam viņu vārdus.
5. Kanāla sarunas
Tērzēšana kanālā nav tāda kā parasta tērzēšana, kur teiktais notiek tikai starp divām pusēm, tas drīzāk ir tāds kā skaļa diskusija atvērta plānojuma birojā.
Mūsu piemērā komandas loceklis Dens runā ar Marku, ziņa tiek nosūtīta Markam, bet visi pārējie var redzēt sarunu. Lai gan tikai Marks saņem brīdinājumu, ka viņš ir komentāra uzmanības centrā. Šī pieeja ļauj vairākiem cilvēkiem brīdināt ar ziņojumu, un ikvienam jāapzinās teiktais, ja viņiem ir atvērtas komandas vai ir iespējoti brīdinājumi.
Interesanti, ka pat tad, ja jūs neesat minēts, jūs joprojām varat atbildēt uz kanāla izlikšanu, varbūt pateikt: “Marks ir ārpus dienas, varbūt viņš aizmirsa jūsu tikšanos?”.
6. Video tērzēšanas laiks
Labās puses paneļa apakšdaļā ir ikonu rinda, kas ļauj sarunām saturēt bagātīgāku saturu nekā tikai vārdus, un blakus tām vissvarīgākā ikona pakalpojumā Meet.
Ikonai, kas atgādina videokameru, ir etiķete “Iepazīstieties tūlīt”, ja virzāt kursoru virs tās un pēc noklusējuma tā sāk tikšanos ar video.
Kad esat noklikšķinājis uz tā, jums tiks dota iespēja atspējot video, ja vēlaties, kā arī piešķirt sapulcei tematu. Kad esat izdarījis šīs izvēles, varat noklikšķināt uz “Iepazīties tūlīt” un sākt sapulci, pat ja tajā brīdī jūs esat vienīgais apmeklētājs.
Kad notiek sapulce, jums vajadzētu redzēt sevi un redzēt arī nelielu vadības paneli, kas ļauj izslēgt skaņu, atspējot video, izplatīt failus apmeklētājiem, parādīt tērzēšanu un arī redzēt, kas apmeklē.
Varat arī kopīgot darbvirsmu vai izmantot tāfeles funkcionalitāti, lai anotētu attēlu vai prezentāciju, kuru jūs varētu apspriest.
7. Kanālu pārvaldīšana
Ja pievienojaties kanālam un pēc kāda iemesla nolemjat, ka tajā nav nekā jums būtiska, varat kanālu izdzēst. Tomēr ņemiet vērā, ka visas sarunas, sapulču ieraksti un viss, kas ir saistīts ar šo kanālu, tiks izdzēsts, un jūs mainīsit savas domas un atgūsiet to.
Vienīgais izdzēstais izņēmums ir tas, ka visi pievienotie faili tiks saglabāti Sharepoint pat pēc kanāla noņemšanas.
Acīmredzot, ja izdzēšat kanālu, kas izveidots sapulcei, kura nenotika, vai projektu, kas nekad nav sācies, tas ir labi. Bet esiet piesardzīgs, noņemot kanālus, kas jums kādā brīdī varētu būt nepieciešami, pat ja tas nenotiek uzreiz.
8. Papildu funkcionalitātes pievienošana
Mūsu piedāvātā Teams versija ir šī produkta galvenā funkcionalitāte, taču atkarībā no produktiem, kurus izmantojat darba vietā, Teams varat pievienot visu veidu funkcijas un integrācijas.
Labs piemērs šai paplašināšanai ir tas, ka daudzi uzņēmumi vadīs Office 365 ar mākoņa bāzētu kalendāru, un tie, kas to darīs, kreisajā ‘sapulces’ redzēs papildu ikonu. Tas ļauj sapulces ieplānot nākotnē un visus informē par to, vai pāra tiek pārvietota vai pēc tam atcelta.
Microsoft Teams nodrošina arī savienojumus ar plašu trešo personu biznesa produktu klāstu, piemēram, KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote un daudziem citiem. Ja nopietni domājat par Teams lietošanu, ir vērts runāt ar saviem IT darbiniekiem par to, kādas papildu funkcijas varat iespējot ar Microsoft Teams.
- Labākās 2022-2023. gada pārlūkprogrammas: ātrākie un drošākie veidi, kā tiešsaistē
