Google Workspace satur dažas no labākajām produktivitātes lietotnēm pasaulē. Iespējams, jūs jau esat iemācījušies dažus laika taupīšanas padomus, kas palīdzēs izspiest no šīs biroja programmatūras lielāku vērtību. Tomēr lielākā daļa lietotāju neapzinās, ka Google izklājlapas, dokumenti, Gmail un formas atbalsta gandrīz neierobežotu darbplūsmas automatizāciju. Tas var būt īpaši vērtīgs maziem un vidējiem uzņēmumiem, kuri daudz laika pavada, veicot ikdienas uzdevumus, piemēram, pasūtījumu maršrutēšanu un pieprasījumu veidlapu novērtēšanu.
Šajā ceļvedī mēs paskaidrosim, kā darbplūsmas automatizācija darbojas Google darbvietā, un uzsvērsim dažus papildinājumus, kurus varat izmantot, lai palielinātu šī biroja komplekta jaudu jūsu uzņēmumam.
Kas ir darbplūsmas Google darbvietā?
Neapstrādātu datu pārveidošana par veidlapu, kuru jūsu uzņēmums var izmantot, prasa laiku. Ja saņemat kontaktpersonas iesniegumu no veidlapas, iespējams, tas būs jāpārvērš formātā, kuru var lasīt jūsu CRM programmatūra. Ja saņemat pasūtījuma pieprasījumu, iespējams, šis pieprasījums būs jāsadala un jānosūta atšķirīga informācija dažādiem cilvēkiem jūsu organizācijā.
Par laimi, Google darbvieta ļauj automatizēt šīs transformācijas ar dokumentu darbplūsmām. Šīs darbplūsmas ļauj norādīt darbību secību, kas jāveic datiem, un pēc tam veic šo procesu jūsu vietā. Kopumā dokumentu darbplūsmas ir ļoti pielāgojamas, tāpēc jūs varat viegli pielāgot automatizācijas procesu savām biznesa vajadzībām.
Varat izveidot automatizētas dokumentu darbplūsmas lielākajā daļā Google Workspace lietotņu, tostarp Google dokumentos, Izklājlapās, Gmail un Veidlapās.
Kā automatizēt dokumentu darbplūsmu: Apps Script un papildinājumi
Atkarībā no tā, cik sarežģīta ir jāizveido automatizētā darbplūsma, varat iet divus dažādus maršrutus.
Vienkāršākais veids, kā ģenerēt darbplūsmas, ir izmantot šim nolūkam izveidotu papildinājumu. Google interneta veikalā ir pieejami simtiem automatizācijas papildinājumu. Daži no tiem ir bezmaksas, taču daudziem ir nepieciešams vienreizējs maksājums vai ikmēneša abonements. Ja izvēlaties apmaksātu produktu, pārbaudiet, vai uzņēmums, kas to ražo, piedāvā klientu atbalstu gadījumā, ja jums rodas kādas aizķeršanās.
Ja vēlaties bez maksas izveidot pilnībā pielāgotas automatizācijas, varat izmantot Apps Script. Šī ir izstrādātāja vide, ko izveidojis Google, lai ikviens varētu izveidot pievienojumprogrammas Google Workspace lietotnēm. Faktiski gandrīz visi apmaksātie automatizācijas papildinājumi, kurus atradīsit Google interneta veikalā, tika izveidoti, izmantojot Apps Script. Lai gan ir daudz resursu, lai palīdzētu jums sākt kodēšanu lietotņu skriptā, pat vienkāršas automatizācijas iestatīšana, izmantojot kodu, var būt laikietilpīga.
Kā piekļūt automatizācijas papildinājumiem
Ja vēlaties pārlūkot Google izklājlapu, dokumentu, Gmail vai veidlapu papildinājumus, tos varat atrast Google interneta veikalā. Vieglākais veids, kā piekļūt interneta veikalam, ir atrast izvēlni Papildinājumi jebkurā no šīm lietotnēm un pēc tam noklikšķiniet uz Iegūt papildinājumus. Tas parādīs logu, kas jau ir filtrēts, lai parādītu tikai tos papildinājumus, kas darbojas ar jūsu pašlaik izmantoto lietotni Google Workspace.
Jebkuru papildinājumu no interneta veikala varat instalēt, vienkārši noklikšķinot uz pogas Instalēt. Ņemiet vērā, ka apmaksātiem papildinājumiem, iespējams, būs jāpērk abonements, pirms varēsit tos sākt lietot.
Ko jūs varat darīt ar dokumentu darbplūsmām?
Lai sniegtu priekšstatu par uzdevumu veidiem, kurus varat veikt, izmantojot automātiskās dokumentu darbplūsmas, apskatīsim dažus piemērus. Mēs izmantosim lietotnes no Google interneta veikala, taču ņemiet vērā, ka daudzas no šīm darbplūsmām varat izveidot bez maksas, izmantojot lietotņu skriptu.
Pārāk bieži biznesa dati tiek izplatīti vairākās izklājlapās. Varbūt jums ir detalizēti pārdošanas dati no dažādiem departamentiem, kas saglabāti dažādās lapās. Vai arī klienta informācija no dažādām ievades formām var būt saglabāta atsevišķos dokumentos.
Izmantojot darbplūsmas automatizāciju, jūs varat viegli apvienot datus no vairākām izklājlapām vienā galvenajā tabulā. Šim nolūkam mums patīk izmantot SheetGo (sākot no 12 USD vienam lietotājam mēnesī), jo tas atvieglo vairāku Google izklājlapu failu savienošanu. Vēl labāk, SheetGo var arī koriģēt Excel un CSV failus un automātiski piegādāt datus no šiem dokumentiem galvenajā Google izklājlapu izklājlapā.
Īpaši patīkami šajā automatizācijas papildinājumā ir tas, ka tas tiek automātiski atjaunināts. SheetGo pārbaudīs izplatītās izklājlapas, lai atrastu jaunus datus tik bieži, cik vēlaties, un izsekotu pamatdokumenta izmaiņas, izmantojot Google izklājlapu rediģēšanas vēstures funkciju.
Apstiprinājumi brīvā laika pieprasījumiem, pārskatiem un citiem iekšējiem procesiem ir neatņemami, lai vairums uzņēmumu darbotos nevainojami. Izmantojot tādus papildinājumus kā Form Workflow Plus (sākot no 300 USD gadā), varat viegli saistīt Google veidlapas ar izklājlapām, lai izsekotu un pārvaldītu apstiprināšanas pieprasījumus.
Izmantojot šo papildinājumu, pārvaldniekam vienkārši ir jāizveido pieprasījuma veidlapa pakalpojumā Google veidlapas. Šī veidlapa tiek novirzīta ieceltiem apstiprinātājiem, kad tā ir aizpildīta un visi dati tiek ievadīti izklājlapā. Lapa izskaidro, kur pieprasījums ir apstiprināšanas procesā, kā arī atsevišķu apstiprinātāju lēmumus un komentārus.
Form Workflow Plus atbalsta arī daudzpakāpju apstiprināšanas maršrutēšanu, tāpēc tas var būt noderīgs sarežģītākām darbplūsmām, piemēram, pasūtījumu maršrutēšanai.
Lai gan ir pieejams daudz e-pasta mārketinga rīku, pakalpojumā Gmail varat izveidot pārsteidzoši pilnas e-pasta kampaņas, izmantojot tādu papildinājumu kā Yet Another Mail Merge (bez maksas izmantot).
Izmantojot šo lietotni, visu izklājlapu izklājlapā ievadiet visu e-pasta adreses. Tad jūs varat rakstīt ziņojumu pakalpojumā Gmail un pievienot personalizāciju, izmantojot lietotnes iebūvēto kodu.
Kad esat gatavs sūtīt, atgriezieties izklājlapās, un vēl viena pasta sapludināšana piegādās jūsu e-pastu visiem jūsu sarakstā esošajiem. E-pasta ziņojumu atvēršanu, klikšķus un atbildes varat izsekot tieši savā izklājlapā.
Vislabāk par šo rīku ir tas, ka dažādām kampaņām varat izveidot neierobežotu skaitu izklājlapu. Turklāt, tā kā jūs izmantojat izklājlapas, ir viegli iegūt kontaktinformāciju, lai izveidotu mārketinga kampaņu, izmantojot CRM, Google veidlapas vai esošās izklājlapas.
Izklājlapas var būt pārsteidzoši efektīvas, lai izvirzītu projekta uzdevumus un atskaites punktus. Turklāt, izmantojot tādu papildinājumu kā ProjectSheet, jūs varat automatizēt progresa izsekošanu savā izklājlapā.
Šis ērtais bezmaksas papildinājums automātiski aprēķina uzdevumu skaitu vienā pagrieziena punktā un izseko, vai katrs uzdevums ir noteikts kā pabeigts, notiekošs vai nesākts. Pamatojoties uz to, tajā tiks parādīts pabeigšanas procents katram projekta posmam.
Turklāt ProjectSheet var palīdzēt jums noteikt, kad projekts atpaliek no grafika. Papildinājums automātiski iezīmēs progresa joslu katram zaļa, dzeltena vai sarkana pagrieziena punktam, pamatojoties uz to, vai apakšuzdevumi ir ieslēgti, tuvu vai pāri noteiktajiem termiņiem.
Viedtālruņa lietotnes izveide jūsu biznesam parasti ir laikietilpīgs un dārgs process, kas prasa algot īpašus programmatūras izstrādātājus. Izmantojot automatizēto darbplūsmu, jūs varat izveidot pamata mobilo lietotni tieši pakalpojumā Google izklājlapas.
Šim nolūkam mēs pievērsīsimies AppSheet papildinājumam (sākot no USD 5 vienam lietotājam mēnesī). Izmantojot šo lietotni, jūs vienkārši pievienojat datus izklājlapas izklājlapai. Dati var būt neatkarīgi no veikala inventāra, lai izveidotu mobilo tiešsaistes veikalu, vai darbinieku kontaktinformāciju, lai izveidotu iekšējo direktoriju.
Pievienojiet izklājlapu AppSheet un pēc tam rediģējiet datu kolonnu rekvizītus. Varat apakškopu datus un pievienot pielāgotas izteiksmes tādiem uzdevumiem kā krājumu pārvaldība. Kad esat gatavs, varat izvēlēties kādu no iepriekš definētām attēla veidnēm, lai izlemtu, kā dati tiks parādīti jaunajā lietotnē.
Vislabākā daļa ir tā, ka tā tiek vienmērīgi integrēta ar citām jūsu Google Workspace automatizētajām darbplūsmām. Jūs varat konfigurēt AppSheet, lai aktivizētu automātiskos e-pasta ziņojumus, pamatojoties uz lietotnes aktivizētājiem, vai pievienotu datus, kurus lietotāji ievada citā izklājlapu izklājlapā. Turklāt AppSheet var nosūtīt automatizētus pārskatus, kurus varat viegli importēt izklājlapās.
Kopsavilkums
Dokumentu darbplūsmas automatizēšana Google Google darbvietā var ietaupīt jūsu uzņēmuma laiku un naudu, kā arī atbloķēt jaudīgas jaunas funkcijas. Lai gan ir iespējams izveidot savas automatizētās darbplūsmas, izmantojot Apps Script, Google interneta veikalā atradīsit daudz bezmaksas un apmaksātu papildinājumu, kas atbalsta automatizāciju. Izmēģiniet dažus no šiem piedāvātajiem papildinājumiem šodien, lai uzzinātu, kā darbplūsmas automatizācija var palīdzēt nevainojamākam biznesa procesam.
- Mēs esam piedāvājuši labāko dokumentu pārvaldības programmatūru.