Tā kā kiberuzbrukumi palielinās, mums visiem jābūt arvien modrākiem par savu datu aizsardzību. Ja vadāt nodokļu firmu, atbildība par klientu nodokļu maksātāju datu aizsardzību ir arī ārkārtīgi svarīga. Nodokļu sezonā riski vēl vairāk palielinās, jo uzņēmumi un nodokļu firmas apmainās ar informāciju, strādājot uz nodokļu iesniegšanas laiku.
Tas, protams, ļoti interesē kibernoziedzniekus, kuri labprāt vēlētos piekļūt gan jūsu nodokļu firmas datiem, gan arī informācijai, kas tiek glabāta par klientiem. Ja viņiem izdodas iefiltrēties šajos nodokļu maksātāju datos, viņi to var izmantot, lai iesniegtu krāpnieciskas nodokļu deklarācijas, kā arī izraisītu jūsu nodokļu firmai un tās klientu datu bāzei nopietnu papildu efektu.
Tāpēc ir svarīgi nodrošināt, lai gan privātpersonām, gan nodokļu firmām būtu ieviesti pasākumi, lai palīdzētu samazināt kibernoziedznieku draudus. Indivīdiem identitātes zādzību aizsardzības pakete ir lieliska ideja.
Nodokļu uzņēmumiem var veikt dažus soļus, no kuriem daudzi ir samērā vienkārši un ietver tikai liberālu veselā saprāta daudzumu. Tomēr, lai iegūtu stingrāku profilaktisko pasākumu kopumu, ieteicams izmantot pilnīgāku risinājumu, kura iespējas mēs izpētīsim tālāk.
- Pārbaudiet labāko identitātes zādzības aizsardzību
- Vislabākā nodokļu programmatūra šodien
- Apskatiet labāko grāmatvedības programmatūru
Datorurķēšanas draudi
Ikviens var kļūt par kibernoziegumu upuri, un tas ne tikai ietver cilvēkus mājās, e-deklarācijas iesniedzot savos klēpjdatoros, datoros vai viedtālruņos. Šīs ziņas regulāri atrod virsrakstus par drošības pārkāpumiem lielos uzņēmumos, bieži vien tāpēc tiek apdraudēti klientu dati. Tā var vienkārši pazust e-pasta adrese, lai gan nopietnāki pārkāpumi var ietvert, piemēram, adreses datus, kredītkaršu numurus un, vēl ļaunāk, sociālās drošības numurus.
Tāpēc, ja jūs vadāt nodokļu firmu, atbildība ir ievērojama, tas nozīmē, ka jums ir jānodrošina, ka jums ir veikti visi pasākumi klientu datu aizsardzībai. IRS ir noderīga dokumentācija, kas var palīdzēt izklāstīt galvenos pienākumus un drošības pasākumus, kas jāievieš, lai palīdzētu cīnīties ar šo problēmu. Nodokļu maksātāju datu aizsardzība ir ērts ceļvedis, kurā izklāstīti pasākumi, kas jāveic jūsu nodokļu firmai.
Ja jūsu uzņēmums veic daudz e-dokumentu iesniegšanas, kad runa ir par iedzīvotāju ienākuma nodokļa deklarācijām, šī ir laba lasāmviela. Rīcības plāna izstrāde un labākie veicamie preventīvie pasākumi noteikti palīdzēs jūsu nodokļu firmai efektīvāk aizsargāt klienta datus.
Drošības programmatūra
Neatkarīgi no tā, cik laba drošības programmatūra ir, ir kibernoziedznieki, kuri, šķiet, spēj palikt soli priekšā spēlei. Tomēr, ja jūs vadāt nodokļu firmu, ignorējot draudus un nemaz neraizējoties ar drošības programmatūru, patiesībā nav lieliska ideja. Ja jūs ieguldāt antivīrusu un ugunsmūra programmatūrā, jūs noteikti atradīsit labāku vietu nekā vispār neko nedarīt.
Arī uz abonementiem balstītās drošības paketes tiek pastāvīgi atjauninātas, kas nozīmē, ka visi jaunie draudi, cerams, tiek apturēti viņu sliedēs, pirms kibernoziedznieki var piekļūt jūsu klienta datiem. Ir ļoti daudz šķēršļu, lai apturētu kibernoziedzniekus un novērstu identitātes zādzību krāpnieku rīcību ar klientiem, tostarp viņu svarīgo sociālās apdrošināšanas numuru, tāpēc ir saprātīgi izvēlēties labāko pieejamo.
Lai gan daudzas drošības programmatūras un ugunsmūra pakotnes tiek dinamiski atjauninātas, ir vērts saglabāt cilnes par abonementa darbību. Pārliecinieties arī, ka pārtraucat jebko zaudēt spēku, piemēram, abonēšanas konta derīguma termiņa beigām. Kamēr jūs pārskatāt drošības programmatūras iestatīšanu, ir arī gudrs solis apskatīt, kā iegūt labāku diska šifrēšanas programmatūru, ja arī jums tas vēl nav izveidots, lai aptvertu citas bāzes jūsu nodokļu firmas tīkla vienošanās.
Datu aizsardzība
Ja jūs vadāt nodokļu firmu, visticamāk, jums būs nepieciešams ievērojams daudzums uzglabātu datu uzņēmējdarbībā. Kā bieži tiek ziņots bieži, uzglabātu datu uzlaušana ir diezgan izplatīta parādība, un daudzas sistēmas ir uzlauzušas ārēji avoti. Tas nozīmē, ka jums ir jāveic darbības, lai visi jūsu klienta dati, kā arī iekšējā nodokļu firmas informācija būtu šifrēta.
Uzņēmumi arvien biežāk izmanto daudzās dažādās iespējas, ko nodrošina ārējie serveri un mākoņa bāzes rezerves sistēmas. Daudziem no tiem ir ieviesti daudz labāki drošības pasākumi, nekā, iespējams, cerēs būt atsevišķs uzņēmums. Ir vērts pārbaudīt savas iespējas, ja runa ir par kaut ko līdzīgu vienai no labākajām mākoņa bāzes dublēšanas sistēmām, jo tās bieži ir pārsteidzoši pieejamas.
Ja pāriet uz mākoņa iestatīšanu, pārliecinieties, ka esat saprātīgs veco disku ekspluatācijas pārtraukšanā. Visa aparatūra, kas ir izmantota jūsu nodokļu firmā, būs jānoslauka; pārliecinieties, ka visi dati par diskiem ir iepriekš dublēti. Kaut arī novecojusi aparatūra, piemēram, vecais disks, nevienam var šķist neinteresanta, kibernoziedznieki to varētu uzskatīt par ārkārtīgi noderīgu. Tāpēc noteikti pavadiet laiku, padarot šīs vecās vienības neizlasāmas.
Monitora kustība
Neatkarīgi no tā, cik liela vai maza varētu būt jūsu nodokļu firma, pastāvīgi jāuzrauga darbība jūsu klientu kontos. Svarīgi ir turēt ciļņus uz visu, kas varētu neizskatīties vai šķist pareizs. Viens no visnoderīgākajiem palīglīdzekļiem to veikšanai ir izmantot elektroniskās reģistrācijas identifikācijas numuru jeb EFIN, kuru IRS izsniedz personām un uzņēmumiem, kurus iekšējais ieņēmumu dienests ir apstiprinājis kā autorizētus e-failu nodrošinātājus.
Jums būs rūpīgi jānodrošina nodokļu deklarāciju summa, kas tiek iesniegta jūsu uzņēmumā, un to var izdarīt ar EFIN palīdzību. Tam vajadzētu ļaut daudz vienkāršāk uzraudzīt un ļaut pamanīt jebkādas krāpnieciskas atgriešanās darbības, jo tās jāiekļauj visos elektroniskajos atgriešanas materiālos, kas tiek piegādāti IRS.
Tomēr, lai gan IRS ieviestā sistēma ir laba, jūs varat palīdzēt cēlonim, saglabājot rūpību un nodrošinot, ka jūsu nodokļu firma dara visu iespējamo, lai aizsargātu klienta datus. Pievērsiet uzmanību krāpniecisku darbību un kibernoziedznieku draudu pazīmēm, piemēram, noraidītām atgriešanām, paziņojumiem par klientu atgriešanos, kas vēl nav iesniegta, vai citiem pārkāpumiem, kas varētu un vajadzētu izraisīt šo trauksmes zvanu signālus.
Ziņošana par krāpšanu
Ja jūs saskaraties ar kaut ko nevēlamu vai atklājat kaut ko klaji krāpniecisku, tad nākamais solis ir rīkoties pēc iespējas ātrāk. Par nodokļu pārkāpumiem, piemēram, vēlaties nekavējoties sazināties ar IRS, informējot viņus par detaļām. Ja izmantojat citu uzņēmumu pakalpojumus, lai aizsargātu klienta datus, jūs arī vēlaties tos informēt.
Tomēr, lai gan tas viss notiek, ir svarīgi atcerēties arī par sensitīvas klienta informācijas aizsardzību, tāpēc noteikti nedalieties ar citiem, izņemot IRS. Pat ja jūs izmantojat ārēju IT un drošības speciālistu palīdzību, tomēr ir prātīgi, lai ikvienā izmeklēšanā iesaistīto cilvēku loks būtu tik mazs, cik tas ir reāli iespējams.
- Pārbaudiet mūsu apkopojumu par labāko identitātes zādzību aizsardzību