eFileCabinet ir vienkārši viena no labākajām dokumentu pārvaldības programmatūras platformām. eFileCabinet piedāvā detalizētu kontroli pār drošību, failu koplietošanu, versiju veidošanu un citu. AI funkcijas palīdz automātiski klasificēt failus, un optiskā rakstzīmju atpazīšana ļauj meklēt visus datus skenētajos failos. Vienīgais eFileCabinet trūkums ir tas, ka tas var būt dārgs, it īpaši, ja jums ir daudz lietotāju vai jums ir nepieciešami integrācijas papildinājumi.
Mūsu eFileCabinet pārskatā mēs palīdzēsim jums izlemt, vai šī dokumentu pārvaldības platforma ir piemērota jūsu biznesam.
- Labākā dokumentu pārvaldības programmatūra
Plāni un cenas
eFileCabinet piedāvā trīs cenu noteikšanas iespējas. Advantage plāns maksā 55 USD vienam lietotājam mēnesī, ja tas tiek iekasēts katru gadu, un tajā ietilpst 1 TB krātuve kopā ar visām eFileCabinet būtiskajām funkcijām. Tomēr jums ir ierobežoti to, kādus papildinājumus jūs varat iegādāties, tāpēc eFileCabinet nav īpaši iespējams paplašināt ar Advantage plānu.
Biznesa plāns maksā USD 99 vienam lietotājam mēnesī, ja rēķins tiek iekasēts katru gadu, un tajā ir iekļauta 5 TB krātuve jūsu uzņēmumam. Šajā plānā ir ietverti dokumentu priekšskatījumi un integrācija ar Microsoft OneDrive un Google Drive. Tas arī ļauj iegādāties pievienojumprogrammas Salesforce integrācijai, vienreizējai pierakstīšanai, automatizētām darbplūsmām un e-pasta integrācijai.
Neierobežotais plāns maksā 199 USD vienam lietotājam mēnesī, par kuru tiek iekasēta maksa gadā. Šis plāns ietver visus eFileCabinet papildinājumus un neierobežotu dokumentu krātuvi.
Iespējas
eFileCabinet ir aprīkots ar funkcijām, kas palīdz darbiniekiem koplietot failus, pārvaldīt dokumentus un pilnveidot darbplūsmas.
Viena no labākajām lietām eFileCabinet ir tas, cik vienkārša tā padara failu koplietošanu. Izmantojot šo programmatūru, jūs varat nekavējoties kopīgot failus ar ikvienu, kas atrodas jūsu organizācijā vai ārpus tās. Neatkarīgi no plāna viesa lietotāju skaits, kas strādā ar dokumentiem jūsu kontā, nav ierobežots. Turklāt jūs varat kontrolēt rediģēšanas atļaujas un varat izvēlēties saņemt paziņojumus par koplietojamā faila lejupielādi.
Īpaši eFileCabinet ļauj arī pieprasīt failus no citiem lietotājiem vai viesiem. Veicot faila pieprasījumu, varat izveidot vairākus dokumenta laukus un izlemt, vai tie ir obligāti vai nav obligāti. Varat arī iepriekš iestatīt failu augšupielādes vietu, lai tie tiktu automātiski augšupielādēti mapē, kurā tie pieder.
Viens no veidiem, kā eFileCabinet palīdz sakārtot jūsu biznesu, ir mapju veidnes. Izmantojot mapju veidnes, varat izveidot standartizētus direktorijus ar iepriekš nosauktajām mapēm. Piemēram, jūs varētu izveidot veidni, kurā vecāku mapē ir 12 apakšdirektoriji, no kuriem katram ir atsevišķa mēneša nosaukums.
Šīs sistēmas priekšrocība ir tā, ka katram jūsu izveidotajam vai saņemtajam failam ir mājas. Turklāt visu uzņēmuma darbinieku mapju struktūras ir viegli standartizēt. Tas atvieglo failu koplietošanu un atrašanu un novērš iespējamo neskaidrību, ko rada katrs darbinieks, izveidojot savu reģistrēšanas sistēmu.
Biznesa un neierobežotajiem lietotājiem ir piekļuve automatizētām dokumentu darbplūsmām, kas ir efektīvs veids, kā pilnveidot jūsu biznesu. Viena no lietojumprogrammām, ko eFileCabinet izceļ, ir ienākošā dokumenta automātiska nosaukšana un iesniegšana, pamatojoties uz noteiktu atslēgvārdu klātbūtni pašā dokumentā. Varat arī izmantot darbplūsmas, lai sadalītu veidlapu laukus meklējamās apakškategorijās, kas padara jūsu dokumentu meklēšanu vēl jaudīgāku.
Saskarne un lietošana
eFileCabinet tīmekļa platformā parasti ir ļoti viegli orientēties, izmantojot trīs paneļu dizainu, kas ļauj skatīt visu mapju direktoriju, atlasītās mapes failus un atsevišķa faila priekšskatījumu. Ir arī meklēšanas josla ātrai dokumentu meklēšanai un izlase panelis, lai ērti piekļūtu visbiežāk izmantotajām mapēm.
Tomēr ir vērts atzīmēt, ka eFileCabinet iekšpusē nevar rediģēt dokumentus. Tas rada nelielu vilšanos, it īpaši, ja jums vienkārši jāveic vienkāršas izmaiņas Word dokumentā vai formā. Tas nozīmē, ka jūs varat saglabāt neierobežotas failu versijas, kas ir jauki, strādājot ar projektiem ar daudzām pārskatīšanas reizēm.
eFileCabinet piedāvā arī mobilās lietotnes iOS un Android. Viena ievērojama lieta par mobilajām lietotnēm ir tā, ka tās ļauj fotografēt jebkuru papīra dokumentu un uzreiz tos augšupielādēt eFileCabinet mākonī.
Atbalsts
eFileCabinet piedāvā atbalstu pa tālruni, e-pastu un tērzēšanu tiešraidē no pulksten 7:00 līdz 18:00 pēc Kalnu laika, no pirmdienas līdz piektdienai. Jūs varat iegādāties diennakts tālruni pa tālruni kā papildu papildinājumu (cena tikai ar cenu piedāvājumu). eFileCabinet ir arī tiešsaistes zināšanu bāze, kas ietver ļoti detalizētas lietotāja rokasgrāmatas par lielāko daļu programmatūras galveno funkciju.
Drošība
eFileCabinet mitina jūsu dokumentus mākonī un nopietni uztver drošību. Visi faili tiek šifrēti miera stāvoklī, un savienojums ar mākoni tiek šifrēts ar SSL. Divu faktoru autentifikācija pieteikšanās laikā ir arī standarta funkcija.
Turklāt administratoriem ir ievērojama programmatūras kontrole. Varat iestatīt paroles sarežģītības prasības, izvēlēties IP adrešu iekļaušanu baltajā sarakstā vai ierobežot pieteikšanās laiku. Administratoriem ir arī piekļuve pilnīgiem visu lietotāju darbību žurnāliem.
Vienīgā drošības funkcija, kuru mēs palaidām garām, bija iespēja noteikt koplietojamo failu lejupielādes ierobežojumus. eFileCabinet piedāvā arī ātras piekļuves URL saites uz dokumentiem, kas, lai arī ir ērti, tomēr nav ļoti droši.
Sacensības
EFileCabinet var patīk daudz. Bet, ja tam nav jūsu uzņēmumam nepieciešamo funkciju vai integrācijas, apsveriet Dokmee vai DocuWare. Dokmee ir paredzēts uzņēmumu uzņēmumiem, un darbplūsmas automatizācija ir standarta. DocuWare piedāvā papildu mobilos rīkus un atbilstības funkcijas, kā arī milzīgas 500 integrācijas iespējas. Abas platformas piedāvā cenu noteikšanu tikai ar cenu, bet sagaida, ka vidējiem uzņēmumiem tās būs dārgākas nekā eFileCabinet.
Galīgais spriedums
eFileCabinet ir spēcīga dokumentu pārvaldības programmatūra, kurā ir daudz labu iespēju maziem un vidējiem uzņēmumiem. Platforma ļauj ērti standartizēt failu organizēšanu visā biznesā un automātiski organizēt failus, izmantojot AI balstītas darbplūsmas. Tam ir arī spēcīgs atbalsts failu koplietošanai un pārvaldībai. Lai gan eFileCabinet ir dārga, pakāpe, kādā tā var pilnveidot jūsu biznesu, var būt izmaksu vērta.
- Mūsu ceļvedis par labāko dokumentu pārvaldības programmatūru