Labākā dokumentu pārvaldības programmatūra (DMS) padara jūsu failu pārvaldību gan tiešsaistē, gan bezsaistē vienkāršu un efektīvu.
Labākā dokumentu pārvaldības programmatūraNoklikšķiniet uz tālāk esošajām saitēm, lai pārietu uz pakalpojumu sniedzēja vietni:
1. Templafy
2. M-faili
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Dokumentu pārvaldība kļūst arvien nozīmīgāka, jo biroja bez papīra koncepcija kļūst par ikdienas realitāti, īpaši pieaugot mākoņkrātuves pakalpojumiem.
Tas nozīmē, ka tā vietā, lai papīrs būtu jātur prātā nesakārtotos lietu skapjos, dokumentus tagad var droši uzglabāt tiešsaistē. Tomēr tas attiecas ne tikai uz informācijas arhivēšanu, bet arī uz visu dokumentu pārvaldības procesa vienkāršošanu, aptverot visu, sākot no firmas veidnēm, uzlabojot darbplūsmas, strādājot ar sadarbības rīkiem, kā arī spējot kārtot dažkārt tehnisko informāciju. Un tas ir virs vispārējiem dokumentu rediģēšanas un pārvaldības uzdevumiem.
Labai dokumentu pārvaldības programmatūrai (DMS) arī jāspēj strādāt ar dažādiem digitālo failu tipiem, ne tikai izmantojot biroja programmatūru, bet arī piezīmju veidošanas lietotnes, tehniskos plānus, attēlus un dizainus, kā arī visu citu, ko jūs varētu iedomāties iepriekš drukāt papīrs, tostarp no mantotajiem failu formātiem. Šajās dienās tas rūpēsies arī par programmatūras izstrādi dokumentiem.
Tomēr daudzi piegādātāji un darbuzņēmēji joprojām nodarbosies ar papīru, tāpēc jebkurai DMS ir jābūt dokumentu skenēšanas risinājumam, kas bieži darbojas kā atsevišķs vai OCR skenēšanas programmatūras pakotnes daļa, lai šādi papīra rēķini, kvītis vai citi dokumentus var skenēt, lai digitālo kopiju varētu arhivēt, kamēr papīra versija tiek pārstrādāta.
Birojs bez papīra ir bijis ilgs laiks, taču beidzot tas ir pieejams tiem, kas to vēlas pieņemt. Šeit ir labākie dokumentu pārvaldības programmatūras risinājumi.
- Mēs esam piedāvājuši labākās Microsoft Office alternatīvas.
1. Templafy
All-in-one dokumentu pārvaldības risinājums
Viegli lietojams interfeissPlašas iespējasMobilās lietotnesAutomatizētas atbilstības pārbaudesTemplafy ir viens no labākajiem dokumentu pārvaldības rīkiem. Sistēmas mērķis ir integrēt būtiskus biroja komplektus un risinājumus, ko uzņēmumi ikdienā izmanto.
Ja kaut kas var nomākt, tam ir jāizveido zīmola dokumenti, izmantojot citu programmatūru. Tas var kļūt laikietilpīgs un sadrumstalots, taču Templafy var palīdzēt. Izmantojot to, sistēmā varat izveidot virkni failu un pārvaldīt tos no vienas plūsmas.
Programmatūra ir saderīga ar vairākām ierīcēm un izmanto mākoni, lai ļautu piekļūt visiem dokumentiem datoros, planšetdatoros un viedtālruņos. Ir arī automātiskas atbilstības pārbaudes, un jūs varat arī viegli sniegt atsauksmes darbiniekiem.
Lai iegūtu cenu piedāvājumu, ir nepieciešams sazināties, un nav pārsteidzoši, ka precīzās izmaksas ir atkarīgas no izvēlētā lietotāju skaita, funkcijām un papildinājumiem.
2. M-faili
Dokumentu programmatūra, kas nosaka dublēšanos
Ērtas integrācijasMobilās lietotnesDokumentu brīdinājumiKas attiecas uz dokumentu pārvaldību, M-Files mērķis ir uzlabot iekšējās darbplūsmas un nodrošināt svarīgas informācijas pastāvīgu drošību. Tās klientu vidū ir daudzas lielas korporācijas, piemēram, Comcast un Yokohama.
Daudziem failiem ir viena glabātuve, un jūs varat tos viegli atrast pēc klienta, projekta, datuma, statusa vai citiem kritērijiem. Programmatūras mērķis ir izvairīties no dublēšanās - ir diezgan izplatīts galu galā iegūt divas tā paša ziņojuma kopijas vai, iespējams, vairāk.
M-Files brīdinās jūs, ja dokuments ir saglabāts divas reizes, analizējot nosaukumus un projekta datus. Jūs saņemat arī dažas lieliskas integrācijas, tostarp Microsoft Office un Salesforce CRM.
Ir pieejams bezmaksas izmēģinājums, taču vietnē cenas nav noteiktas, tāpēc jums jāsazinās, lai saņemtu cenu.
3. DocuWare
Dokumentu organizēšana pāriet uz mākoni
Ietver pilnu dokumentu uzdevumu klāstuUz mākoņa balstīta krātuveMobilais atbalstsSlēpta cenu noteikšanaDocuware izmanto dokumentu pārvaldībā pieeju, kas balstīta uz mākoņiem. Tajā tiek integrēta mākoņkrātuve un biroja automatizācija, lai izveidotu digitālu darba vietu. Šī bezpapīra pieeja biroja uzdevumu pilnam spektram ir vēl viens digitālās transformācijas piemērs, kas mūsdienās virza daudzus procesus.
Docuware piedāvā pakalpojumus, lai izveidotu “mākoņa darbplūsmu”, kad runa ir par dokumentiem. Tas ļauj pakalpojumus pēc vajadzības iegādāties nelielā apjomā, un pēc tam, kad tiek izveidoti lietošanas gadījumu scenāriji un nodrošināta uzticamība, pakalpojumu var palielināt, lai tas būtu lielāks izvietojums.
Tiek piedāvātas arī mobilās lietotnes, kuras var integrēt šajā darbplūsmā, veicinot čeku skenēšanu ceļā, rēķinu apstiprināšanu ātrai apmaksai un veidlapu parakstīšanu tieši ierīcē.
Kaut arī Docuware piedāvā demonstrāciju un bezmaksas izmēģinājumu, cenas, protams, ir atkarīgas no izvēlētajiem pakalpojumiem, tāpēc potenciālajam pircējam ir jāsazinās ar pielāgotu cenu.
Bezmaksas izmēģinājuma versijaAtjauninājums: Docuware tagad piedāvā bezmaksas izmēģinājumu sadarbībā ar. Noklikšķiniet šeit, lai pieprasītu. Skatīt piedāvājumu
4. MasterControl
DMS koncentrējās uz atbilstību
Optimizēta mobilajām ierīcēmAtbalsta regulatoriGlobālie standartiLielās organizācijās bieži tiek ieviesti procesi un noteikumi, lai nodrošinātu dokumentu atbilstību un uzņēmuma vadlīniju ievērošanu. Bet, kad jums ir daudz failu, var būt grūti ievērot šādus noteikumus.
MasterControl dokumentu vadības programmatūra, kuru izmanto dažas no pasaules lielākajām regulatīvajām struktūrām, ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas attiecas uz sarežģītiem noteikumiem un standartiem visā pasaulē. Tās mērķis ir samazināt atbilstības izmaksas un palielināt iekšējo efektivitāti.
Sistēma pilnībā automatizē svarīgu dokumentu maršrutēšanu, piegādi, eskalāciju un apstiprināšanu. Tas arī nodrošina centralizētu, drošu arhīvu, kurā varat glabāt un meklēt biznesa failus.
Nav norādes uz bezmaksas izmēģinājumu, un cenu noteikšanai nepieciešams sazināties ar uzņēmumu, lai saņemtu cenu.
5. XaitPorter
Sadarbība, kas balstīta uz mākoņiem, vislabākajā veidā
Pilnībā optimizēts mākonisViedas sadarbības iespējasSalesforce integrācijaJa meklējat mākoņa risinājumu dokumentu izveidei, noteikti pārbaudiet XaitPorter.
Lieliski šajā sistēmā ir tas, ka tā ir ļoti elastīga. Jūs varat vienlaikus sadarboties un strādāt ar dokumentiem ar kolēģiem, un jūs varat viegli dalīties savā starpā ar atsauksmēm. Tas arī pārvalda visus darbplūsmas aspektus, tāpēc jums nav jāuztraucas par formatēšanu, numerāciju un izkārtojumu.
XaitPorter ir arī daži noderīgi triki integrācijas priekšā. Programmatūra var strādāt ar Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText un Dropbox. Šobrīd to izmanto vairāk nekā 45 000 firmu visā pasaulē.
Lai gan ir pieejams demo, bezmaksas izmēģinājuma versijas nav, un cenu noteikšanai ir jāsazinās ar cenu.
Citas DMS platformas, kas jāņem vērā
Lai gan ir vairākas īpašas biroja un dokumentu platformas, kuras mēs varētu pieminēt, tostarp Office 365, LibreOffice un Adobe Document Cloud, tās vairāk koncentrējas uz dokumentu izveidošanu un pārvaldīšanu, nevis dokumentu pārvaldīšanu un glabāšanu no vairākiem avotiem un formātiem. Tāpēc mēs turpināsim šo sarakstu, iekļaujot dažus citus apsveramus DMS risinājumus:
Paraugs ir nedaudz atšķirīgs no standarta dokumentu pārvaldības, jo tas vairāk attiecas uz viena kontaktpunkta izveidi visiem saziņas, projektiem un dokumentu koplietošanas rīkiem. Mērķis ir vienkāršot visu vienā lietotnē, atšķirībā no vairākām lietojumprogrammām dažādiem uzdevumiem. Saskarne ir vienkārša un viegli lietojama, un tās centrā ir iestrādāta sadarbība. Šajā ziņā tas padara Samepage par potenciāli elastīgu risinājumu vairāku vajadzību apmierināšanai.
Dokmee sevi reklamē kā uzņēmuma satura pārvaldības risinājumu, lai organizētu, aizsargātu un pārvaldītu failus. Tas atbalsta vairākus dokumentu formātus, kā arī nodrošina dokumentu attēlveidošanu un datu uztveršanu kā daļu no sava pakalpojuma. Visu var gudri indeksēt, izmantojot AI, ar failiem, kas tiek automātiski apzīmogoti indeksēšanai, kā arī uz noteikumiem balstītu maršrutēšanu, lai atvieglotu uzglabāšanu un arhivēšanu, un tas viss tiek darīts, izmantojot drošu mitināšanu mākonī. Kā jau paredzēts, sadarbība tiek atbalstīta, lai atvieglotu failu pārvaldību, ir pieejamas atļaujas un revīzijas iespējas.
eFileCabinet ir dokumentu pārvaldības programmatūras risinājums, kas izmanto viedo automatizāciju, lai kārtotu, nosauktu un saglabātu failus atbilstoši to saturam. Veidnes ir pieejamas, lai visā sistēmā pielāgotu dokumentu mapju koku. Atļaujas, failu / mapju derīguma termiņu un paziņojumus var iestatīt arī failu koplietošanai un failu pieprasījumu sūtīšanai, un tas viss tiek darīts, izmantojot drošu URL. Saskaņā ar uzņēmuma politiku var izveidot arī vispārīgus pieejamības noteikumus.
Abbyy, iespējams, ir visslavenākā ar savu failu lasītāju un skenēšanas pakalpojumiem, taču tie nodrošina arī digitālu dokumentu arhivēšanas pakalpojumu, kas ļauj droši uzglabāt un izmantot dokumentus. Piekļuvi var izsekot un reģistrēt, un esošos dokumentus var atkārtoti izmantot un rediģēt, kā nepieciešams atkārtotai izsniegšanai. Meta atslēgvārdus var lietot vienkāršai meklēšanai papildus parastajām meklēšanas funkcijām, un pēc vajadzības tos var viegli izplatīt tīmeklī vai e-pastā. Viens no iespējamiem ierobežojumiem ir tas, ka Abbyy pakalpojumi galvenokārt tiek veidoti dokumentu glabāšanai PDF formātā.
- Mēs esam parādījuši arī labāko mākoņu dokumentu krātuvi.