Lielākā daļa uzņēmumu un personu, kas tiešsaistē izveido un sadarbojas, izmantojot dokumentus, izklājlapas un prezentācijas, būs pazīstami ar Microsoft Office, taču daudzi cilvēki joprojām nezina par daudzajiem laika taupīšanas līdzekļiem, kas iebūvēti šajā jaudīgajā biroja komplektā.
Šajā rakstā mēs aplūkosim 18 laika taupīšanas padomus, kas palīdzēs jums un jūsu darbiniekiem maksimāli izmantot Microsoft Office komplektu neatkarīgi no tā, vai izmantojat Microsoft 365 vai Microsoft Office 2022-2023. Jūsu dokumenti, izklājlapas un prezentācijas izskatīsies lieliski, un jūs tos paveiksiet pusi laika.
Pareizi lietojot, šīs slēptās funkcijas var ievērojami palielināt darbinieku produktivitāti, palīdzot ietaupīt laiku un naudu un nodrošinot viņiem patīkamāku darba pieredzi.
Ja meklējat lētāku veidu, kā izveidot bagātīgus dokumentus, jaudīgas izklājlapas un saistošas prezentācijas, skatiet mūsu bezmaksas biroja programmatūras sarakstu.
Kā maksimāli izmantot Microsoft Office: sagatavošanās
Jaunas funkcijas Microsoft Office tiek pievienotas visu laiku, tāpēc pārliecinieties, vai jums ir visjaunākā programmatūras versija. Ja jums ir Microsoft 365 abonements, varat atjaunināt savas lietotnes no Microsoft Autoupdate lietotnes vai vienkārši ļaut tām automātiski atjaunināties. Pretējā gadījumā, ja esat iegādājies atsevišķu Microsoft Office versiju, vienkārši ņemiet vērā, ka, iespējams, būs jāveic jaunināšana, lai piekļūtu dažām tālāk uzskaitītajām funkcijām.
1. padoms. Automātiskā saglabāšana mainās, izmantojot OneDrive
OneDrive ir Microsoft Office mākoņkrātuves pakalpojums, un tas ir pieejams neatkarīgi no tā, vai jums ir Microsoft 365 abonements. OneDrive ne tikai ļaus jums piekļūt visiem failiem jebkurā vietā un laikā, bet arī varat savienot OneDrive ar savu Microsoft Office programmatūru, lai izmantotu automātiskās saglabāšanas funkcijas priekšrocības.
Ja tas ir iespējots, izmaiņas reāllaikā tiek atjauninātas mākonī. Plus, OneDrive saglabā vairākas jūsu dokumentu versijas, lai pēc vajadzības varētu ērti salīdzināt un pāriet uz iepriekšējo versiju. Ikviens, kurš kādreiz zaudējis stundas darbu datora kļūmes vai strāvas padeves pārtraukuma dēļ, zinās, kāda ir laika taupīšanas funkcija. Lai atrastu vecākas versijas Microsoft 365, noklikšķiniet uz Fails> Informācija> Versiju vēsture.
2. padoms. Uzziniet komplekta saīsnes
Viena no lielākajām Microsoft Office priekšrocībām ir tas, cik konsekventa ir lietotāju pieredze dažādās lietotnēs. Tas nozīmē, ka lielākā daļa īsinājumtaustiņu darbojas vienādi programmā Word, Excel un PowerPoint. Apgūstot šīs komandas, var ievērojami paātrināt produktivitāti. Ctrl + S (⌘S), lai saglabātu, Ctrl + P (⌘P), lai drukātu, un vēl neskaidrākas komandas, piemēram, Ctrl + D (⌘D) dialoglodziņam Fonts, darbojas visā komplektā.
Lielisks produktivitātes padoms ir nodrošināt parasto īsinājumtaustiņu sarakstu darbiniekiem, kuri pēc vajadzības var to norādīt, līdz tas kļūst par otro dabu.
3. padoms. Izmantojiet funkciju Pastāsti man (Word)
Funkcija Pastāsti man (ko vēlaties darīt) tika pievienota programmai Microsoft Office 2016, taču, tiklīdz esat iemācījies to izmantot, tas ir ļoti labs. Vai vēlaties mainīt stilu? Ierakstiet “Style”. Vai apgriezt fotoattēlu? Ierakstiet “Apgriezt”. Ievietojiet tabulu, pievienojiet komentāru, mainiet izkārtojumu, atjauniniet dizainu, lasiet tekstu skaļi - gandrīz katrai Office funkcijai var ātri un ērti piekļūt, izmantojot šo izvēlni, savukārt viedie ieteikumi ļauj viegli atrast meklēto, ierakstot tikai viens vai divi vārdi.
Tomēr Microsoft 365 pastāvīgi atjaunina savu funkciju kopumu, un tas var nebūt pieejams jaunākajās versijās.
4. padoms: ātri kopīgojiet dokumentus, izmantojot pogu Kopīgot
Kopīgošanas poga atrodas lietotnes augšējā labajā stūrī, un to var izmantot, lai ātri kopīgotu dokumentu, izmantojot OneDrive, e-pastu, AirDrop (tikai Mac) un citus trešo personu pakalpojumus. Tā vietā, lai atvērtu e-pasta klientu, pārlūkojot failu (“Kur es to vēlreiz saglabāju?”), Vienkārši noklikšķiniet uz pogas Kopīgot un atlasiet adresātus.
5. padoms: atrodiet un nomainiet
Ja jums ir jāmaina vārds vai vārdu grupa visā dokumentā, to var izdarīt ātri, izmantojot funkciju Atrast un aizstāt. Vienkārši nospiediet Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), un parādīsies dialogs Atrast un aizstāt. Ierakstiet tekstu, kuru vēlaties mainīt lodziņā Atrast, aizstājējs lodziņā Aizstāt un nospiediet pogu Aizstāt. Office meklēs dokumentu un vajadzības gadījumā veiks izmaiņas.
Varat arī aizstāt ar neko (atstāt lauku Aizstāt tukšu), lai izdzēstu vairākus vārda gadījumus.
6. padoms: Papildu atrašana un aizstāšana
Šim jaudīgajam rīkam ir daudz vairāk, nekā šķiet. Noklikšķinot uz pogas dialoglodziņa apakšējā kreisajā stūrī, varat piekļūt papildu funkcijām, lai uzreiz mainītu jebkura nepieciešamā teksta fonta stilu, rindkopu iestatījumus un daudz ko citu.
Piemēram, jūs varat atrast visu treknrakstā tekstu un padariet fontu sarkanu, vai arī atlasiet visu tekstu noteiktā valodā un padariet to kursīvā. Izmantojiet to jebkurā laikā, lai veiktu plašas izmaiņas konkrētos teksta stilos.
7. padoms. Izveidojiet un izmantojiet stilus, lai iegūtu izcila izskata dokumentus
Tas ir pārsteidzoši, cik daudz cilvēku ikdienā izmanto Microsoft Office, taču joprojām neizmanto stilus, lai pilnveidotu savus dokumentus un paātrinātu rakstīšanu. Stili ir atrodami cilnē Sākums, un tie ļauj jums ātri izmantot iepriekš izveidotus fontu iestatījumus. Varat arī modificēt šos stilus, lai tie atbilstu jūsu vajadzībām un dokumentam. Stili tiek automātiski atjaunināti, mainot arī tēmas, padarot visu dokumenta izskatu viegli modificējamu vienā mirklī.
8. padoms. Kopējiet un ielīmējiet vairākus vienumus ar Spike
Šīs ērtās funkcijas ļauj kopēt vairākus vienumus un tos visus vienlaikus ielīmēt. Vienkārši atlasiet pirmo teksta bloku, nospiediet Ctrl + F3 vai ⌘F3 un pēc tam pārejiet uz nākamo. Katru reizi, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl vai Command + F3, teksts tiks saglabāts utt. Kad esat gatavs visu ielīmēt, ierakstiet Ctrl + Shift + F3 vai ⌘⇧F3. Varat arī ierakstīt “smaile” (mazie burti) un nospiediet taustiņu Enter, un saglabātais teksts paliks atmiņā, lai to izmantotu citreiz.
9. padoms: formatēšanas kopēšana un ielīmēšana
Ātri racionalizējiet formatēšanu teksta blokos, nospiežot Ctrl + Shift + C (⌘⇧C), lai kopētu formatējumu (fonta un rindkopu stils, krāsas, līdzinājums utt.), Un Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), lai ielīmētu tekstu formatēšana uz atlasītā teksta.
10. padoms: personalizējiet savas Office lentes
Ja jūs bieži meklējat noteiktas izvēlņu vai paplašinātāju funkcijas, nevilcinieties tos pievienot lentei priekšā un centrā. To var izdarīt sadaļā Preference> Ribbon & Toolbar vai dodoties uz File> Options> Customize Ribbon. Jūs varētu būt pārsteigts par milzīgo funkciju klāstu, ko varat pievienot lentei, lai ātri piekļūtu. Varat arī paslēpt lenti, lai būtu vairāk vietas, vienreiz noklikšķinot uz jebkuras atvērtās cilnes, dodoties uz Skatīt> Lenti vai ierakstot Ctrl + F1 (⌥⇧R).
11. padoms. Trīs reizes noklikšķiniet, lai atlasītu rindkopu
Lielākā daļa cilvēku zina, ka, lai to atlasītu, varat veikt dubultklikšķi uz vārda. Varat arī trīs reizes noklikšķināt uz vārda, lai atlasītu visu rindkopu, kas ir ļoti ērti, lai rediģēšanas laikā pārvietotos pa lieliem teksta gabaliem.
12. padoms. Pielāgojiet automātisko korekciju atbilstoši sev
Tā ir izplatīta sūdzība, ka, rakstot, Microsoft Office maina tekstu, pat ja esat pārliecināts par to, ko domājat. Šos iestatījumus varat pielāgot sadaļā Rīki> Automātiskās labošanas opcijas. Varat izņemt visus, kas jums traucē, vai pievienot vārdus, kurus bieži nepareizi rakstāt. Jūs pat varat pievienot simbolus, piemēram, aizstāt (c) ar ©.
13. padoms: salīdziniet dokumentus blakus (tikai Windows)
Protams, jūs varat vienkārši atvērt atsevišķus logus un novietot tos blakus, taču Microsoft Office funkcija Side-by-Side iet vēl vienu soli tālāk ar sinhronizētu ritināšanu, kas ir milzīgs laika ietaupījums, salīdzinot un rediģējot garu dokumentu versijas.
14. padoms. Skatiet viena un tā paša dokumenta divas dažādas daļas, izmantojot sadalīto skatu
Tas ir fantastisks rīks, kad vienā dokumenta daļā ir jāveic izmaiņas, atsaucoties uz citu sadaļu (piemēram, rakstot ievadu vai secinājumu). Vienkārši dodieties uz lenti Skats un atlasiet Sadalīt skatu. Katrā logā varat patstāvīgi ritināt līdz dažādām sadaļām un veikt izmaiņas vienā no tām.
15. padoms: kopējiet un ielīmējiet kā profesionāli
Diezgan visi zina, kā kopēt un ielīmēt teksta bloku, bet vai zinājāt, ka varat ātri ielīmēt tekstu bez formatēšanas vai kā attēlu vai PDF tieši dokumentā? Vienkārši ierakstiet Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), un jums tiks parādīts opciju dialogs.
Programmā Word varat izmantot šo dialogu, lai ielīmētu tekstu bez formatēšanas, savukārt programmā Excel jūs varat ielīmēt tikai vērtības, formatējumu vai komentārus, visu, izņemot robežas, un pat pievienot, atņemt, reizināt un sadalīt summas lidojuma laikā.
16. padoms. Pielāgojiet saīsnes izvēlni
Ātrās piekļuves rīkjoslā jebkuras lietotnes īsinājumizvēlnē dokumenta pašā augšpusē varat pievienot funkcijas, kuras bieži lietojat. Pēc noklusējuma jūs redzēsiet tādas komandas kā Saglabāt, Drukāt un Atsaukt, taču šeit varat pievienot gandrīz visu. Vienkārši noklikšķiniet uz bultiņas pa labi, lai pievienotu komandas pēc nepieciešamības.
17. padoms: figūru apvienošana (Powerpoint)
Varat apvienot dažādas vienkāršas formas, lai padarītu sarežģītākas, kas lieliski izskatīsies jūsu prezentācijās, un, lai to izdarītu, jums nav nepieciešams izdomāts rīks, piemēram, Illustrator. Vienkārši atlasiet formas, kuras vēlaties apvienot, un cilnē Formāts noklikšķiniet uz Apvienot formas. Šīs apvienotās formas var kopēt un ielīmēt citās lietotnēs, piemēram, Word.
18. padoms. Izmantojiet nosacītu formatēšanu, lai šūnas dinamiski formatētu (Excel)
Nosacītais formatējums ļauj piemērot stilus noteiktām šūnām, pamatojoties uz to vērtību vai saturu. Piemēram, jūs varētu vēlēties katru pozitīvo vērtību padarīt zaļu un katru negatīvu vērtību sarkanu. Vienkārši atlasiet šūnas, kuras vēlaties formatēt, un pēc tam izmantojiet cilnes Nosacījuma formatēšana lentē Sākums. Ir daudz sākotnējo iestatījumu, vai arī jūs varat definēt savus noteikumus un vienādojumus.
Kopsavilkums
Microsoft Office ir viens no labākajiem pieejamajiem biroju komplektiem ar daudzām jaudīgām iespējām, kas palīdz racionalizēt darbinieku darbu un palielināt produktivitāti. Mudiniet komandas locekļus izpētīt programmatūru un aktīvi dalīties savā starpā ar padomiem un ieteikumiem. Ir ne tikai jautri un aizraujoši atklāt jaunas funkcijas, bet tas ievērojami atvieglo sadarbību un ļauj darbiniekiem paveikt vairāk īsākā laikā, vienlaikus strādājot ērtāk.
- Mēs esam piedāvājuši labākos Microsoft Office piedāvājumus.
